Na een voortvarende start van het nieuwe RUG Webplatform in september
2000 werd het vorig jaar opeens stil rond dit ambitieuze project, dat
moet resulteren in een volledig nieuwe website voor de gehele
universiteit. Nu is het project opnieuw op de rails gezet, en zal het
nieuwe webplatform dit jaar dan toch eindelijk zijn definitieve vorm
krijgen.
Tijd om eens te gaan praten met de nieuwe projectleiders: Bert
Wiersema en Hans Beldhuis.
Jullie zijn ook de projectleiders van het Nestor-project voor
een elektronisch leeromgeving. Kan dat
samengaan?
Wiersema: Wij zagen dat er een grote overlap is vanuit
de Elektronische Leeromgeving met dit project. Het is beide
web-based, de techniek, organisatie en communicatie zijn verwant;
die overlap is zo groot dat het verstandig leek de projectorganisaties
inhoudelijk in elkaar te schuiven. En omdat je voor beide projecten
bestuurders van faculteiten en diensten moet vragen om aan tafel te
schuiven, is het handiger om 驮 stuurgroep te hebben.
Wat gescheiden blijft zijn de projectbegrotingen. Op 31 december 2001
is het ELO-project officieel afgelopen, de financiering is afgerond, en
dat is nu de Nestor-organisatie. Maar er zijn nog wel steeds de
gezamenlijke werkgroepen, onder vijf noemers: techniek, scholing,
integratie met andere systemen, inhoud en beheer. Daar hebben we mensen
uit de faculteiten voor gezocht, en niet uit onze eigen
projectorganisatie. In die werkgroepen zitten de webcontactpersonen voor
elke faculteit en dienst, aangevuld met experts. In de werkgroep
techniek zitten bijvoorbeeld experts uit het RC op het gebied van
hardware, experts op het gebied van informatica, en mensen met kennis op
het gebied van software.
Er is ook gekozen voor een nieuw ontwikkelplatform.
Beldhuis: Aanvankelijk zou het Content Management
Systeem werken onder Allaire Spectra. Daarin was al scholing gegeven,
een aantal onderdelen was al in Spectra en Cold Fusion ontwikkeld, maar
de beslissing om Spectra te gebruiken is in oktober 2000 genomen, en dat
was al relatief vroeg in het traject. We zijn nu meer dan een jaar
verder, en het principe van Spectra bleek niet meer te passen bij het
functioneel ontwerp dat we hebben gemaakt. Dat heeft ons doen besluiten,
ook al waren er aanzienlijke kosten gemaakt voor Spectra, toch een
andere optie naar voren te schuiven.
Wiersema: We hebben gekeken naar het gebruik van Spectra
bij de Universiteit van Amsterdam, en daar bleken zich technische
problemen voor te doen. De snelheid viel heel erg tegen. Bovendien is de
leverancier van Spectra tussentijds gewijzigd, dus de ontwikkeling in de
toekomst was ook onzeker.
Verder had je nog de scholing. De visie die
daaraan ten grondslag lag was dat mensen in faculteiten en diensten
zouden gaan programmeren aan de website. Die structuur is ook niet meer
zo handig. Je bouwt 驮 systeem en als je dat heel transparant wilt houden
dan moet het optimaal op 驮 plek worden gedocumenteerd, en niet op
verschillende plekken. Dat programmeren zou ook erg veel tijd
kosten.
Het eerste wat we gedaan hebben, is kijken wat er op de wereld is aan
techniek. Bij Spectra gaan gegevens van de database meteen naar de
website, maar wat we nu aan het maken zijn is een tussenstap, het
zogeheten driebanden-model. Vanuit de database maak je eerst een stukje
structuur van inhoud, een middenstuk, en vandaar uit volgt een opmaak
(figuur 1).
Zo werkt de volgende generatie websites. Voordelen zijn, dat
als je die opmaak voor een specifieke groep gebruikers zou willen
veranderen, je dat los kunt doen van die database en dat
middenstuk, en als je wilt communiceren met andere systemen, zoals
PeopleSoft, kun je dat ook via dat middenstuk doen. Dat is een
structuur waarin je binnen de universiteit makkelijker data
uitwisselt tussen verschillende systemen, op die manier dat het
eigendom van de verschillende systemen bij de oorspronkelijke
eigenaar blijft berusten.
Was zo?n systeem nog niet op de markt?
Wiersema: Binnen deze formule gebruiken we zoveel mogelijk
al bestaande producten. Aan de database-kant werken we met producten van
Oracle, daar heeft de universiteit een licentie op. Daar zit veel meer
in dan we tot dusver voor mogelijk hielden, dus dat is prachtig. Het
tussenstuk werkt met het zogeheten XML, de opvolger van HTML, dat is een
bestaande techniek. De vertaling van dat tussenstuk naar de website
zelf, de opmaak, de vormgeving, dat werkt met XSLT, een techniek van ook
al weer twee, drie jaar oud. Dat bij elkaar zetten doen we dan zelf,
maar we gaan dus niet helemaal zelf programmeren.
Beldhuis: Oracle biedt een deel van de functionaliteit,
maar maakt nog niet echt die tussenstap. In een volgende versie van de
producten die ze aanbieden gaan ze al wel die kant op. De flexibiliteit,
een van de uitgangspunten in het project, wordt meer gewaarborgd door
het driebanden-model, en Oracle zit daar al tegenaan. Ze bieden nu naast
de database-engine veel functionaliteit op het gebied van XML.
Het nadeel is dat we met dit platform helemaal vooraan lopen, en dat je
sommige dingen dus zelf uit moet zoeken.
Wat is de rol van <theFactor.e> nog, aanvankelijk immers de
projectpartner?
Wiersema: Ze waren partner, en nu nog slechts consultant,
vooral vanwege het feit dat we nu voor een andere techniek hebben
gekozen. Ze houden zich nu nog bezig met de vormgeving. Voor de
technische kant hebben we nu vooral contact met TMLC, voorheen The
Missing Link. Zij kijken in een korte opdracht mee naar het technische
platform, maar ook in de rol van consultant.
We maken dus zelf een
webplatform, dat bieden we aan aan de eenheden, maar we huren expertise
van buiten af in waar dat nodig is. Zo hebben we dat ook met
usability gedaan; we hebben wat mensen naar een congres gestuurd
van de heer Nielsen, de goeroe op dat gebied, om de kunst af te kijken.
In die rol zitten ook <theFactor.e> en TMLC.
Beldhuis: Er zijn wat prototypes in de nieuwe vormgeving
gemaakt, die worden op informatiebijeenkomsten getoond, en dat hele
pakket van prototypes is naar <theFactor.e> gestuurd om te kijken
wat er moet veranderen. Die rol hebben ze nog steeds.
Hoe gaat het personeel bij de overgang naar de nieuwe website
betrokken worden?
Wiersema: Algemeen uitgangspunt is dat we geen systeem
maken waarbij de organisatie een werkwijze wordt opgedrongen. Eigenlijk
willen we aan de organisatie vragen: ?hoe willen jullie je informatie
naar buiten brengen, hoe willen jullie met elkaar communiceren??
Technisch gezien kan alles in principe, maar het werkt niet als de
organisatie daar niet mee kan werken. Je kunt het zo regelen dat een
bericht pas op de website komt als het drie keer is goedgekeurd. De
ervaring is dat dat niet werkt. Je moet dat heel plat houden, de
organisatie moet dingen heel helder afspreken en dan zal de techniek wel
volgen.
Beldhuis: We kijken nu naar invulformulieren voor de
contentmanagers. Heb je daar een programma voor nodig dat op je
lokale machine draait, of zorg je ervoor dat die formulieren op de
server worden gemaakt en web-based worden ingevuld? Ik denk dat
je rekening moet houden met het laatste: via een web-interface
kun je het systeem veranderen, afhankelijk van de rechten die je hebt.
Per faculteit of dienst zul je iemand krijgen die rechten heeft om een
sub-site aan te maken of veranderingen aan te brengen in de hele
site. Daaronder zitten mensen die inhoud aanleveren, en die hebben dan
rechten om berichten toe te voegen of te wijzigen.
Wiersema: Het is nu zo dat we in een zestal pilots proberen
dat soort structuren klaar te maken. Een faculteit begint dus niet vanaf
scratch. Er worden voorstellen gemaakt voor een openingspagina
per faculteit, et cetera. Als we de ervaring hebben dat die structuur
bevalt, dan gaan we het er met andere faculteiten over hebben. Die
kunnen binnen die opgeleverde structuur dus hun inhoud gaan
plaatsen.
Beldhuis: De zes pilots die nu opgestart worden zijn de UB,
het Bureau voor een deel van de corporate site, Rechten als
prototype voor een facultaire site, de onderzoekschool Guide, het STAG
met als onderwerp studiekiezers, en tenslotte een interne pilot die gaat
kijken naar koppeling met een extern systeem, dat is in dit geval de
telefoongids. Hoe krijgen we de gegevens uit de telefoongids op de
website? Of dat nou rechtstreeks uit PeopleSoft komt, of uit de
LDAP-server, daar moeten we dan naar kijken.
Wiersema: In het Prototyping Team, oftewel PTT, wordt
gekeken naar de techniek, maar ook van het begin af aan naar de
usability. Als mensen langs komen willen ze een heldere
structuur, niet te v马 informatie, een transparante navigatie, daar wordt
allemaal rekening mee gehouden. In dat projectteam zitten medewerkers
van de faculteit Rechten en het Eccoo, en per pilot een
contactpersoon.
We willen geen sjabloon maken waar iedereen voor
honderd procent aan moet voldoen. Je wilt wel een beetje een uitstraling
hebben dat het voor iedereen herkenbaar is als universitaire site, maar
er zijn vrijheidsgraden. We moeten gaan ontdekken hoever we daarin
willen gaan.
De corporate site en de startpagina?s van de
faculteiten en diensten moeten uiteraard herkenbaar zijn, maar de stap
daaronder, naar onderdelen van die faculteiten en diensten, daar moet je
rekening houden met hoe zo'n eenheid er uit ziet. Een faculteit Wiskunde
en Natuurwetenschappen, met zes afdelingen, moet je niet een op een
willen afbeelden zoals de faculteit Wijsbegeerte of het Facilitair
Bedrijf. Een bezoeker die
http://www.rug.nl/rc/organisatie/pictogram/archief/ aanklikt en naar
een onderdeel gaat, zal moeten herkennen dat het nog steeds over een
RUG-onderdeel gaat. Maar ik schat in dat de opbouw van de menu?s wat kan
verschillen, uiteraard in overleg.
Hoe pakken jullie de informatievoorziening aan?
De reacties tot nu toe zijn over het algemeen heel positief. Er waren
vragen over hoe het technisch en organisatorisch in elkaar zit, of het
nog kan worden teruggedraaid, maar ook andere vragen. PPSW is
bijvoorbeeld een complexe faculteit, met vier opleidingen; moeten die nu
allemaal onder 驮 knopje PPSW vallen, of allemaal een apart knopje
krijgen, hoe moet dat, wie gaat dat beheren? In de zaal ontspon zich een
discussie binnen de redactieraad en de internet-co?natoren, en dat is
ook wat we willen: goede voorlichting geven, zodat de mensen in de
faculteit en in de dienst er zelf over na gaan denken.
> Het
uitgangspunt
van Jacob
Nielsen, de
usability-
goeroe, is No
Frames!
< |
Wiersema:
Zo krijg je universiteitsbreed een behoorlijk
grote groep die aan het meedenken is. Via de webcontactpersoon
moeten wij als projectgroep dat denken blijven volgen, en als we
nieuwe dingen uitvinden, die meteen naar die groep brengen.
Beldhuis: We moeten de snelheid erin houden, want op dit
moment ziet de planning er zo uit dat we in september van dit jaar
het systeem zover hebben dat het in de lucht kan ? dus de hele
site www.rug.nl/rc/organisatie/pictogram/archief.
Op dit moment bestaat de huidige website uit 228.000 pagina?s en
die moet dus worden omgezet. Om dat goed te doen moeten we een
migratietraject inrichten. Met de webcontactpersonen hebben we een
inventarisatie gemaakt om te kijken naar de organisatorische kant.
Hoeveel webco?natoren zijn er, hoe vaak wordt een pagina
ge-update, allemaal informatie die je nodig hebt om die migratie
zo soepel mogelijk te laten
verlopen.