Bert Wiersema
b.wiersema@eccoo.rug.nl
Op 1 juni 2001 maakte het project Webplatform een doorstart. Een
nieuwe stuurgroep en projectleiding kregen van het College van Bestuur
de taak het tot dusver ontwikkelde gedachtegoed te vertalen naar een
werkend webplatform. Waar staan we een jaar later? Wanneer gaat het
nieuwe webplatform de lucht in? En wat hebben we dan?
Drie vragen over een project dat de universiteit verder moet brengen
op de drie w?s: het world wide web.
1. Waar we staan.
Het project Webplatform is een van de vele
projecten waarin een bedrijf een nieuw technisch systeem in de
organisatie invoert. Niet om de techniek zelf, maar om het bereiken van
de missie van dat bedrijf dichterbij te brengen. Op de huidige website
van de RUG staat een mooie tekst over onze (!) missie.
Het belang van een goed gebruik van het internet daarvoor is evident.
Voor de activerende leeromgeving kent de RUG inmiddels Nestor, dat tijd-
en plaatsonafhankelijke werkvormen biedt in aanvulling op het face to
face onderwijs. Diverse koppelingen tussen Nestor en het Webplatform
zijn voorzien, bijvoorbeeld de nieuwe onderwijscatalogus, het project
elektronische readers en het project Matrix bij de faculteit Medische
Wetenschappen, dat gericht is op het via trefwoord kunnen doorzoeken van
het gehele curriculum.
In de onderzoekswereld zijn communicatie- en
informatieuitwisseling op het world wide web inmiddels niet meer weg te
denken. De zichtbaarheid van de RUG op het world wide web voor
overheden, bedrijfsleven en andere kennisinstellingen is in toenemende
mate van belang voor de maatschappelijke inbedding van ons onderwijs en
onderzoek.
Kortom, het project Webplatform sluit 100% aan bij onze missie. Maar
zoals bij veel van dit soort ICT-projecten komt het gevaar voor falen
uit een andere hoek: de techniek die het laat afweten en/of heel andere
dingen doet dan de gebruikers er van verwachten. Op dit punt heeft het
project de vorm van een drietrapsraket. Allereerst is, gegeven wat het
systeem moet doen, een keuze gemaakt voor een algemene technische
aanpak. Momenteel werken we die techniek verder uit samen met zes clubs
uit de universiteit, de prototypes. De derde stap is het overzetten van
de informatie van de huidige website in het nieuwe webplatform, de
migratie.
De technische aanpak
Op het gevaar af voor sommige
lezers zaken te herhalen, kort iets over het technisch fundament van het
webplatform. Dat fundament bestaat uit een driebanden-model. Als een
gebruiker het webplatform bezoekt, dan krijgt hij informatie op zijn
scherm getoverd langs drie stappen.
Stap 1. De benodigde
gegevens zijn in XML-formaat opgeslagen in een centrale database. Die
database werkt onder Oracle, dat onder andere het Internet File
System (iFS) kent. Het iFS biedt naast een gebruiksvriendelijke
toegang voor dataopslag vele andere voor het webplatform onmisbare
kenmerken: rechtenstructuur, ondersteuning van meer dan 100
verschillende bestandsformaten (waaronder video), mogelijkheid voor
metadata, etc.
Stap 2. Ophalen uit de database en structureren
van de gegevens die nodig zijn voor de opbouw van informatie, wederom in
XML-formaat.
Stap 3. Toepassen van de opmaak, die we
onafhankelijk van de inhoud zelf kunnen kiezen.
Dit driebanden-model biedt het voordeel dat dezelfde informatie
desgewenst op verschillende manieren kan worden afgebeeld op het scherm
van de gebruiker. Gegeven de zeer diverse ?eigen? gebruikers van de
universiteit en de vele externe doelgroepen, is dit een kenmerk dat veel
gebruikt zal worden. Ook is het mogelijk gegevens uit andere
bronbestanden (Peoplesoft, Baan) via het webplatform te tonen, zonder
die gegevens ?zelf? in de database te hebben.
Momenteel is de
techniek zover dat de prototypes (zie volgende paragraaf) er al
ontwikkelend mee kunnen werken. Wat nog te gebeuren staat is ondermeer
het integreren van de inline editor Xopus en de
caching.
De inline editor maakt het mogelijk webpagina?s op
gemakkelijke wijze aan te passen: ࠬa Word ga je op de tekst staan en
voer je de wijzigingen door. Geen down- en upload-perikelen.
Caching is nodig om de responstijd lekker kort te houden. Elke
pagina in het webplatform bestaat uit een optelsom van enkele tientallen
objecten: de menubalk en de knoppen daarin, de inhoud van het
sectie-menu, de inhoud zelf, de links op de pagina, etc. Door de meest
opgevraagde pagina?s alvast als geheel van samengepakte iFS-file?s klaar
te zetten, krijgen de gebruikers snel de gevraagde informatie op hun
beeldschermen.
De Zes Prototypes
Zoals gezegd, het gevaar van elk
ICT-project is het ontwikkelen van een techniek die niet landt in de
organisatie, om welke reden dan ook. In het project Webplatform is dit
gevaar geminimaliseerd door, nog tijdens het ontwikkelen van die
techniek, gebruikers de nieuwe website te laten vullen met informatie
uit hun huidige websites. Dat geeft de mogelijkheid al ontwikkelend
feedback te krijgen van gebruikers op tal van punten: bevalt de
navigatiestructuur, werkt de techniek zoals verwacht, zijn er
aanvullende wensen, etc.
Grote dank gaat uit naar die organisaties die hier veel energie
insteken: de faculteit Rechtsgeleerdheid, de gezamenlijke bibliotheken,
het bureau van de universiteit (betrokken bij twee verschillende
pilots), de onderzoekschool GUIDE en het studentenadviesbureau (STAG).
Zoals bedoeld, staan deze pilots voor de brede waaier van gebruikers en
doelgroepen binnen en buiten de RUG. Inmiddels zijn zes
student-assistenten aangetrokken die de prototypes
ondersteunen.
Aanvullend op dit intensieve contact met gebruikers,
zullen enkele van de resulterende portals aan een user testing
onderworpen worden. Hiervoor is contact gelegd met KPN-Research
Groningen, de firma PentaScope en dr. Ben Mulder uit de faculteit
PPSW die een soort digitale werkplaats heeft. Bij die test gaat
het er om na te gaan of verschillende doelgroepen daadwerkelijk op
inzichtelijke wijze de door hun gezochte informatie kunnen vinden. Dit
gebeurt door eerst een oordeel door zgn. usability experts en aanvullend
door representanten van die doelgroepen in het laboratorium te halen
alwaar we hun zoek- en vindgedrag systematisch onderzoeken.
Migratie
Uit onderzoek door Archipol, een project van
het Documentatiecentrum Nederlandse Politieke Partijen (DNPP) dat
websites archiveert, blijkt dat onder de huidige RUG-website 230.000
HTML-pagina?s hangen. Uit eigen onderzoek is enig inzicht verkregen in
de ordening van die pagina?s ? of het ontbreken daarvan. Verreweg de
meeste pagina?s bevatten informatie over het onderwijs. Een zeer klein
deel van de pagina?s maakt reeds gebruik van een database. Al die
informatie staat op tal van locale servers, dwarsverbanden zijn niet
systematisch, de opmaak is behoorlijk variabel, veel informatie is
verouderd.
Dat de RUG toch twee jaar lang nummer 1 is van de universitaire
websites, heeft vooral te maken met de mensen achter de schermen. Het
zijn de mensen die actief informatie aanleveren en via contactinformatie
op het web goed bereikbaar zijn voor bezoekers die het verschil
uitmaken. Het zijn ook die mensen die we vragen ons te helpen bij de
migratie.
We gaan niet al die 230.000 pagina?s informatie eventjes
omzetten naar het nieuwe webplatform. Wat we wel doen is de sites over
de universiteit als geheel (corporate), over de faculteiten en
diensten, het onderwijs en onderzoek, de bibliotheek, etc overzetten.
Kortom, de bezoeker moet de ervaring hebben dat het surfen door het
webplatform de universitaire lading goed dekt.
Op 14 mei jl. hebben een 70-tal medewerkers gezien hoe de faculteit
Rechtsgeleerdheid, in de persoon van Bart Beijer, en het bureau van de
universiteit, Wybe van Dijk, in de prototypefase die migratie hebben
opgepakt. Dit aan de hand van de oude en de nieuwe pagina?s. Dat proces
roept vragen op over de huidige website, maar zeker ook over de huidige
organisatie daar omheen. Wie zet wat er op, is er iemand die de
informatie actueel houdt, wie is verantwoordelijk voor welke inhoud,
vindt er overleg met collega faculteiten plaats, etc?
Dan blijkt er
nog veel te doen voordat het daadwerkelijk overzetten van informatie kan
starten. Het project zal daarvoor in onderling overleg ondersteuning
regelen, maar kan niet het denkwerk over waar wat moet komen te staan,
overnemen. Dat moeten de eenheden zelf doen. En zo blijkt maar weer eens
dat een ICT-project in feite een soort organisatie-veranderingsproject
is. De techniek over de schutting gooien werkt nooit, eerst moet de
vloer van de organisatie er liggen.
2. De lucht in
Grote vraag is natuurlijk, wanneer gaat het
nieuwe webplatform de lucht in? De oorspronkelijke planning van zomer
2001 ging uit van de datum 1 september 2002 waarop de
